SIEL online

Uw mutaties of transacties uit OV reishistorie en chipkaart importeren en verwerken gaat heel eenvoudig. Volg onderstaand stappenplan in Acumulus en u zult merken dat de verwerking heel prettig en gecontroleerd verloopt.

• Kies in het hoofd-menu voor Overzichten .
• Kies voor Geïmporteerde bankmutaties.
• Kies Nieuw bestand importeren.
• Selecteer het bestand van uw bank of betaaloplossing.
• Kies uw bank/leverancier (OV Reishistorie) en de rekening in Acumulus die overeenkomen met uw bank- of tussenrekening.
• Kies Bestand importeren.
• Als het bestand klopt, komt u weer terug in het mutatie-scherm.

U ziet een extra regel toegevoegd aan de lijst. Klik op deze regel waardoor een nieuw klein scherm wordt geopend.

• Kies een mutatie of transactie.
• Selecteer in het lijstje hoe u deze mutatie of transactie wilt boeken (dus wat voor boeking het is).
• Klik op Boeken en vervolgens staat in het hoofdscherm de boeking klaar met zoveel mogelijk gegevens ingevuld..
• U maakt boeking definitief door de boeking op te slaan.
• Klik als de boeking is gedaan in het mutatieoverzicht op Deze mutatie is geboekt. Daarmee wordt deze verwijderd van de lijst en kunt u de mutatie niet nog een keer boeken.

Bij betaling van een door u verzonden factuur, probeert Acumulus de betreffende factuur te vinden. Indien de factuur wordt gevonden, hoeft u enkel op Verwerk te klikken. Indien de factuur niet door Acumulus gevonden kan worden, dient u deze handmatig te selecteren in de lijst van verzonden facturen, de betaaldatum aan te passen en de status op betaald te zetten.

Als u een (bank)mutatie of transactie tegenkomt die u al eerder hebt geboekt - u hebt bijvoorbeeld de mutaties al in een eerder bestand geïmporteerd, of u hebt een factuur al op status betaald gezet en ziet deze betaling nu bij de mutaties staan - klik dan op Deze mutatie is geboekt. Daarmee wordt deze verwijderd van de lijst.

Let u tenslotte op het saldo van uw bankrekening of tussenrekening in het homescherm van Acumulus. Dit hoort gelijk te zijn aan het saldo van uw laatste afschrift of de online beheeromgeving van uw betaaloplossing, waarvan u zojuist in Acumulus de mutaties hebt ingevoerd.

Binnen Acumulus is er voor gekozen om juist niet automatisch uw bankmutaties of transacties te importeren. Het automatisch importeren van deze gegevens in boekhoudpakketten betekent vaak niet meer dan het inladen in het zogenaamde bankboek. Hierna dienen alle bankmutaties of transacties veelal handmatig afgeletterd te worden omdat veel essentiële informatie ontbreekt.

Informatie in de bankmutaties of transacties is beperkt omdat een bank of betaaldienst niet kan aangeven:

• welke kostenplaats van toepassing is.
• welke kostensoort van toepassing is.
• met welk btw-tarief gerekend is.
• of de aankoop (willekeurig) afgeschreven dient te worden.

Deze informatie dient derhalve toegevoegd te worden voordat de mutatie volledig kan worden geboekt.

Acumulus kent geen separaat bankboek. Boekingen hebben invloed op het banksaldo indien deze op "Betaald" worden gezet. Het boeken van bijvoorbeeld een laptop inclusief saldo en eventuele afschrijvingen, gaat in één enkele boekingshandeling.

Acumulus kan op basis van de tegenrekening onthouden om welke relatie het gaat en welke kostenplaats en -soort het betreft. Hierdoor verloopt de verwerking van terugkerende kosten sneller.

Veel klanten hechten er waarde aan om zelf te kunnen bepalen wanneer zij hun administratie bijwerken over welke periode. De een doet dat wekelijks, de ander eens in de drie maanden. Het importeren van de bankmutaties of transacties kost maar enkele minuten en biedt de vrijheid om de administratie op eigen initiatief, tempo en boekhoudkundige keuzen bij te werken.

Voor de verwerking van kosten en prepaid-tegoeden op basis van OV reishistorie en chipkaart raden we aan om onderstaande aanpak te hanteren:

1. U maakt in Acumulus een aparte (tussen)rekening aan voor OV Reishistorie. Dit kan via Beheer » Rekeningen. Noem deze bijvoorbeeld "Rekening OV Reishistorie".
2. Vervolgens boekt u elke met OV Reishistorie betaalde uitgaven als zakelijke uitgave ten laste van deze rekening.
3. U boekt ook de eventuele door OV Reishistorie in rekening gebrachte transactie-, of bemiddelings-kosten, als zakelijke uitgave ten laste van deze OV Reishistorie-tussenrekening. Indien van toepassing ontvangt u hier doorgaans periodiek een normale factuur van OV Reishistorie voor.
4. Stortingen, bijvoorbeeld ten gunste van een prepaid-tegoed van het product boekt u als interne overboeking. U boekt dan het gestorte bedrag van uw zakelijke rekening, naar uw OV Reishistorie-tussenrekening in Acumulus. Deze interne overboekingen kunt u uitvoeren vanuit de speciale boekingen.

Met deze aanpak komen altijd uw tegoeden bij OV Reishistorie ook terug in Acumulus en heeft u een nog sterker inzicht in uw kapitaalstromen.

Een afwijkend saldo in uw bankomgeving of in de beheeromgeving van uw betaaloplossing ten opzichte van die in uw boekhouding illustreert vaak een invoerfoutje of een ontbrekende boeking. Om op te sporen waar dit door komt, hebben we een eenvoudige methode ontwikkeld.

Veelal helpt het om eerst vast te stellen in welke periode het verschil ontstaat. U kunt in Acumulus bij saldo-overzicht bijvoorbeeld het 1e kwartaal selecteren en het tussensaldo dat Acumulus aangeeft vergelijken met het saldo op uw rekeningafschrift of beheeromgeving van uw betaaloplossing. Vaak is dan de ontbrekende of verkeerde boeking vlot gevonden.

Controleer ook of het beginsaldo (1 januari) voor de rekening(en) klopt. U dient namelijk elk boekjaar een aantal zaken opnieuw in te voeren. Meer hierover kunt u nalezen op: onze wiki-pagina over het opstellen van een beginbalans.

Als er op 1 januari EUR 123,45 op de desbetreffende rekening staat maar dit niet is opgevoerd als beginsaldo, ontstaat er direct een verschil. Maak voor iedere rekening inclusief Kas een priveboeking naar deze rekening op 1 januari met het bedrag van het beginsaldo. Noem deze boeking bijvoorbeeld: Beginsaldo. Wanneer het een positief saldo is maakt u een prive-storting. Bij een negatief saldo een prive-opname. Dit dient u elk jaar opnieuw te doen.

Als bovenstaand niet het geval is, helpt vaak onderstaande aanpak. Maakt u a.u.b. in het Acumulus saldo-overzicht de volgende selectie:

• 2024
• heel jaar
• alle posten
• alle kostenplaatsen
• de rekening met het verschil

en laat deze op datum oplopen. Als het goed is, start 2024 op 01-01-2024 met een boeking om het beginsaldo te definiëren. In de meest rechter kolom staat na elke regel wat de tussenstand op uw rekening zou moeten zijn. Dit hoort overeen te komen met de tussenstanden die de dienst of bank aangeeft. Als deze naast elkaar gelegd worden, is op een gegeven moment de afwijking, ontbrekende boeking of verkeerde boeking gevonden.