Handleiding Acumulus

  Terug naar alle onderwerpen

Cecilia - Automatische boekingen en transactiefilters

'Niet alleen worden de bankmutaties door Acumulus zelf opgehaald,

De virtuele invoer-hulp 'Cecilia' boekt deze nu ook automatisch in uw administratie!'

 

Met transactiefilters kunnen geïmporteerde bankmutaties half-automatisch of geheel automatisch door Acumulus worden ingeboekt..

Om Acumulus de mutaties correct te laten verwerken, maakt u transactiefilters aan.

Beheer -> Automatisch boeken met Cecilia

In een transactiefilter geeft u aan op basis waarvan een boeking herkent dient te worden en hoe deze geboekt dient te worden. U kunt de mutatie verwerken als:

• privéboeking
• interne overboeking
• zakelijke uitgave
• emailbericht
• Nederlandse btw
• Europese btw
• verkopen op basis van factuurnummer
• verwijderen transactie zonder verdere actie

 Of u kunt de mutatie automatisch laten verwijderen.

 

Filterregels

Filterregels zijn een onderdeel van de transactiefilter en bevatten de criteria waar de mutatie aan moet voldoen om verder verwerkt te kunnen worden. U kunt één of meerdere aanvullende criteria opstellen per transactie-filter. Bij een filter kunt u kiezen uit:

• tegenrekening
• trefwoord
• datum (of een periode)
• bedrag (of een range van bedragen)

De transactiefilter wordt alleen geactiveerd als wordt voldaan aan alle filterregels. Wilt u filteren op OF de ene regel OF de andere, maak dan een aparte transactiefilter aan.

 

Half-automatisch / volledig automatisch

Het verdient aanbeveling de transactiefilters eerst te testen door bij de Methode te kiezen voor:

Akkoord geven vereist

Daarmee bereidt Cecilia de boeking volledig voor maar dient deze nog wel opgeslagen te worden. Pas als duidelijk is dat de filters de juiste boekingen voorbreiden, kan de methode op

Automatisch verwerken

worden gezet.

Wanneer de transactiefilters zijn ingesteld, en er is gekozen voor Automatisch verwerken, dient in het overzicht

Overzichten -> Mutaties importeren en verwerken

per batch te worden aangevinkt (laatste kolom) dat de filters op deze batch mogen worden uitgevoerd. Wanneer u gebruik maakt van de automatische import van bankmutaties, zal elke nieuwe maand automatisch een nieuwe maandbatch worden aangemaakt die automatisch wordt gevuld. Deze batch zal gedurende de maand worden aangevuld met nieuwe mutaties. Bij elke nieuwe (maandbatch) dient eenmalig de automatische verwerking geactiveerd te worden.

 

Ook oude importbatches of imports van andere banken en/of bronnen

De transactiefilters kunnen worden toegepast op elke importbatch. Dit heeft als voordeel dat u met terugwerkende kracht boekingen automatisch kunt boeken. Er is echter ook een risico: de automatische verwerking controleert niet of de boeking reeds is ingevoerd. Wees daarom voorzichtig met het aanvinken van automatische verwerking van bestaande batches.

 

Prioriteit in verwerking

Om een transactiefilter prioriteit te geven boven een andere filter, kunt u het volgnummer aanpassen. Hoe lager het volgnummer, hoe eerder deze aan bod komt. Dat betekent dat als voldaan wordt aan een filter met een hoge prioriteit, een filter met een lagere prioriteit geen invloed meer heeft.

 

Hoe weet ik welke boekingen Acumulus automatisch heeft verwerkt?

In het Saldo-overzicht en het overzicht van Laatste boekingen worden boekingen die automatisch zijn verwerkt, aangegeven met een straaljager-icoon. Ook wordt dit vermeld in de log van de boeking.

 

Voorbeeld van een transactiefilter

Er wordt elke maand huur betaald. Alleen vraagt de verhuurder de huur soms over te maken op een andere rekening.

Hier zijn twee transactiefilters voor nodig. Het is immers niet mogelijk om binnen een transactiefilter twee filterregels aan te maken die OF voldoen aan de ene regel OF aan de andere regel.

Een andere optie is het gebruiken van een zelf bedacht uniek trefwoord als:

• mijnhuur

Indien u bij elke betaling van de huur dit trefwoord toevoegt aan de omschrijving van de betaling, hoeft u maar één transactiefilter aan te maken met één filterregel die zoekt op het trefwoord 'mijnhuur'.

Zo kunt u diverse unieke trefwoorden gebruiken als:

• mijnkantoor
• mijntelefoon
• mijnloonheffing

Of een directe verwijzing naar het type boeking als:

• mijnprive

In het laatste geval maakt u een transactiefilter dat zoekt op 'mijnprive' en de mutatie inboekt als een privéboeking.

Werken met zelf-bedachte trefwoorden werkt uiteraard alleen wanneer u zelf de overmakingen intypt bij de bank. Dit werkt niet bij automatische incasso's van uw rekening. In dat laatste geval kunt het beste filteren op:

• tegenrekening
• trefwoord (bijvoorbeeld 'KPN - Mobiel')
• bedrag (of range van bedragen)

 

Hoe vaak en snel worden mutaties verwerkt?

Dat hangt af van verschillende factoren:

1. de snelheid waarmee de bank de mutaties aanlevert, dit kan enorm verschillen per bank en per dag, soms doen banken daar meerdere uren over;
2. Acumulus verwerkt elke paar minuten een willekeurig gekozen gedeelte van de te verwerken mutaties, dit kan dus binnen een paar minuten plaatsvinden maar kan ook meer dan een uur duren.

Per saldo is het niet een proces waar je direct op kunt wachten.