Handleiding Acumulus

  Terug naar alle onderwerpen

SEPA Direct Debit (SDD)

Om gebruik te kunnen maken van Sepa Direct Debit automatische incasso, dient u een incasso-contract te hebben afgesloten met uw bank. Er zijn twee varianten:

1. Standaard Europees Incassocontract
2. B2B (zakelijk, van ondernemer naar ondernemer)

 

Een Sepa-incassobestand is een xml-bestand met gegevens over:

• degene die incasseert (incassant-gegevens, dat zijn uw gegevens);
• degenen bij wie geincasseerd wordt;
• gegevens over de bedragen en omschrijving e.d.

 

Incassant-gegevens

1. Het IBAN-rekeningnummer
2. De bedrijfsnaam
3. Het adres, de postcode en de plaats van het bedrijf
4. Het Incassant-ID

U voert deze gegevens eenmalig in bij Beheer -> Bank- & girorekeningen, kas. Klik op de rekening waarvoor een incassocontract is afgesloten en ga naar het tabblad SEPA-incasso. Hier kunt u de bovenstaande gegevens invoeren. Het Incassant-ID hebt u ontvangen van uw bank.

Nu is de rekening ingesteld om Sepa-incasso-bestanden mee aan te maken. De volgende stap is om de gegevens van de klanten compleet te maken.

 

Gegevens van de klant

Ga in het hoofdmenu naar Relaties en open de gegevens van de betreffende relatie. Ga vervolgens naar het tabblad SEPA. Hier dienen de volgende gegevens ingevuld te staan.

Mandaat-nummer

Het mandaat-nummer is een automatisch gegenereerd uniek nummer dat bij de klant hoort. Dit nummer identificeert de incasso-overeenkomst die u met de klant hebt afgesloten. U kunt dit eventueel wijzigen maar dat is niet noodzakelijk. U dient het nummer te wijzigen indien:

1. u reeds eerder een ander nummer hebt toegewezen aan deze klant om incasso's te mogen uitvoeren;
2. er sprake is van een nieuwe incasso-overeenkomst omdat de oude is verlopen of is afgelopen.

U kunt eenvoudig een nieuw nummer aanmaken door bijvoorbeeld het bestaande nummer iets uit te breiden met bijvoorbeeld de tekens N2 (of N3 als het een derde contract is).

7000123456 wordt dan 7000123456N2 (maximaal 35 tekens)

Mandaat-datum

Dit is de datum waarop uw klant akkoord is gegaan met de automatische afschrijving. Dit veld is verplicht wanneer u met SEPA-incasso's wilt werken. Wijzig deze datum niet als deze eenmaal is goedgekeurd door de bank omdat het mandaat-nummer en de mandaat-datum door de bank worden bewaard.  

De mandaatdatum mag niet in het heden of in de toekomst liggen.

Incasso-status

Wanneer u voor het eerst een automatische incasso uitvoert bij een klant, dient de status FRST (eerste keer) te zijn. De volgende incasso('s) bij deze klant dienen RCUR te zijn. Acumulus houdt dit automatisch bij maar u kunt dit bij problemen aanpassen. Wanneer een eerste incasso wordt gewijgerd door de bank, dient u de status terug te zetten op FRST. Bij een stornering de eerste keer, dient de status op RCUR te (blijven) staan.

 

Het incasso-bestand maken

De factuur als basis

De basis van het bestand zijn openstaande facturen. Deze dienen dus eerst ingevoerd te zijn. Dit kan eventueel ook automatisch met Factuurherhalingen.

Zorg er voor dat er een speciaal Factuursjabloon is voor automatische incasso waarin u aangeeft dat de klant het bedrag niet hoeft over te maken maar dat dit automatisch zal worden geincasseerd.

Ga naar Overzichten -> Verzonden facturen naar klanten (debiteuren) en kies het eerste tabblad Openstaande facturen (alle perioden).

Vink de facturen aan welke u wilt incasseren en klik onderaan de pagina op 'Maak SEPA-incassobestand...'.

Gegevens controleren

Acumulus zal voor elke factuur controleren of er voldoende gegevens zijn in de factuur en de relatie. Indien gegevens ontbreken, wordt dit rood gemeld en kunt u dat direct aanpassen.

Als alle gegevens compleet en juist zijn, kunt u op de knop 'Download SEPA-xml-bestand' klikken.

Let op! Zodra u het bestand download, zullen alle betreffende mandaten worden bijgewerkt van FRST (eerste) naar RCUR (volgende). Dit kan alleen handmatig weer bij elke relatie worden teruggezet indien nodig.

 

Nu kunt u het bestand uploaden bij uw bank.