SIEL online

Vertrouwelijke documenten beveiligd overdragen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR)

Met Acumulus kunt u vertrouwelijke documenten op een veilige wijze aanbieden aan uw klanten en/of relaties.

In 2018 zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) in werking treden. Hiermee zal het niet langer toegestaan zijn om documenten welke privacy-gevoelige gegevens bevatten, onbeveiligd te versturen via bijvoorbeeld email.

Om hier een oplossing voor te bieden, kunt u vanuit Acumulus bestanden veilig delen met derden door een download-link aan te maken welke op meerdere wijzen is beveiligd:

• de link is beveiligd met een wachtwoord;
• de link is slechts een beperkte periode actief;
• het bestand kan een beperkt aantal malen worden gedownload;
• de verbinding is versleuteld.

Hoe werkt het?

In Acumulus kunnen op drie verschillende wijzen documenten worden toegevoegd:

1. bij een boeking;
2. bij een relatie (klant of leverancier);
3. bij de lijst van Algemene documenten.

Wanneer u het document hebt geupload, kunt u Extern delen activeren door Actief aan te vinken. U ziet dan een klein scherm met een aantal velden:

1. startdatum (vanaf wanneer kan uw bestand worden gedownload);
2. einddatum (tot wanneer kan het bestand worden gedownload);
3. maximaal aantal downloads (standaard = 1);
4. een teller die aangeeft hoevaak het bestand is gedownload.

Klik op de knop Extern delen activeren

U ziet nu bij het document twee nieuwe gegevens:

1. de download-link wordt getoond onder het document als extra regel;
2. een documentcode is aangemaakt welke dient als wachtwoord.

Best practice

Om een optimale veiligheid te creëren, adviseren wij het volgende:

1. zet het aantal downloads standaard op 1 zodat het maar een keer kan worden gedownload;
2. geef een beperkte downloadperiode op, bijvoorbeeld 1 of slechts enkele dagen;
3. verstuur de download-link en het wachtwoord nooit tegelijk door aan uw klant met de dezelfde methode. U kunt de link bijvoorbeeld emailen naar uw klant en de documentcode op een andere wijze verstrekken zoals bijvoorbeeld via SMS.

Een voorbeeld

1. Bezoek: https://www.sielsystems.nl/acumulus/gdpr/?f=BY1aQaQczwQcpuqLcaHlk9meuinD5lKft0fHCz4y0mDkUrvi444525ZplyNytYIFa7qS1rQBVL96fex5rmvDtseTU9zxz6IKNTKVLC
2. Gebruik als documentcode: KyY7tjO0CwY0

Uploaden, delen en klaar.

Volledig geïntegreerd in Acumulus en gratis beschikbaar voor elke gebruiker.

(Ook apart verkrijgbaar)